4 Steuertipps für Ihren Betriebsausflug

Damit Sie Ihren Betriebsausflug auch steuertechnisch optimal planen, haben wir Ihnen an dieser Stelle einige nützliche Tipps zusammengefasst:
(Stand 2011, keine Gewähr auf die Richtigkeit dieser Angaben)

1. Maximale Aufwendungen für Betriebsausflüge

Ihre Aufwendungen für einen Betriebsausflug dürfen für jeden Mitarbeiter nicht mehr als insgesamt 110 € inkl. MwSt. betragen. Nur in diesem Falls sind die Leistungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei (R 72 Abs. 4 LStR).
Solange also die Ausgaben für

• Kanu- oder Geocachingtour,
• Speisen und Getränke,
• Fahrtkosten,
• Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen,
• Eintrittskarten für Veranstaltungen,
• Musik, Raummiete, künstlerische Darbietungen usw.

in ihrer Summe unter der Grenze von 110 € pro Mitarbeiter bleiben, besteht keine Gefahr. Überschreiten die Gesamtkosten allerdings die 110,- € Marke, wird nicht nur der übersteigende Anteil abgabenpflichtig, sondern die gesamte Summe!

2. Angehörige oder Freunde nehmen am Ausflug teil

Oft werden auch die Lebenspartner oder Kinder der Mitarbeiter zum Ausflug eingeladen. Da die 110-€-Grenze aber nicht pro Teilnehmer des Ausfluges, sondern pro teilnehmenden Mitarbeiter gilt, droht hier eine Falle:

Z. B. veranstalten Sie einen Betriebsausflug für Ihre 5 Mitarbeiter, die jeweils ihren Lebenspartner mitnehmen – also für insgesamt 10 Teilnehmer. Die Gesamtkosten betragen 1.000 € – also pro Teilnehmer 100 €.
Vorsicht! Sie dürfen die Gesamtkosten nur pro teilnehmenden Mitarbeiter rechnen. D. h. für die 5 teilnehmenden Mitarbeiter ergeben sich 200 €. Da die Grenze (deutlich) überschritten ist, werden Steuern und Sozialabgaben fällig.

Tipp: Haben Sie schon einen Ausflug durchgeplant, und stellen Sie jetzt fest, dass die Kosten für die Veranstaltung über die 110-€-Grenze rutschen, bleibt Ihnen noch ein Ausweg, um die Abgabenpflicht zu umgehen: Vereinbaren Sie in diesem Fall mit Ihren Mitarbeitern, dass diese sich mit einem Eigenanteil an den Veranstaltungskosten beteiligen, um den Arbeitgeberanteil so auf höchstens 110 € pro Mitarbeiter zu drücken. Wichtige Voraussetzung: Diese Vereinbarung müssen Sie vor der Veranstaltung treffen – nachträglich geht es nicht.

3. Jährliche Zahl Ihrer Ausflüge

Als geselliger Chef sind Ihnen häufige Ausflüge und Incentives mit Ihren Mitarbeitern wichtig. Dann beachten Sie Folgendes:

Führen Sie nicht mehr als 2 Veranstaltungen pro Jahr durch. Da eine dritte Veranstaltung für Ihre Mitarbeiter als „unüblich“ gilt, wären die Kosten dafür nicht absetzbar. Mit anderen Worten: Bei Durchführung eines Betriebsausflugs, eines Sommerfests und einer Weihnachtsfeier für alle Mitarbeiter würde für eine der Feiern Steuern und Sozialabgaben fällig werden.

Tipp: Planen Sie Ihre Veranstaltungen am besten immer für das ganze Jahr.

4. Betriebsausflug als Belohnung für die Besten

Vorsicht bei Betriebsausflügen für nur einige Ihrer Mitarbeiter:

Beispiel: Nach einem internen Verkaufswettbewerb sollen nur die die besten 3 Ihrer Verkäufer am Ausflug teilnehmen.

In solchen Fällen sind die Kosten für den Ausflug steuer- und abgabenpflichtiger Lohn. Denn es gilt folgender Grundsatz:

• Ein Betriebsausflug für alle Mitarbeiter bedeutet kein Privileg, daher besteht Steuer- und Abgabenfreiheit
• Ein Ausflug für die besten Mitarbeiter als Dank für herausragende Leistungen privilegieren den Mitarbeiter und ist damit Steuer- und Sozialabgabenpflichtig.

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